Personvernerklæring for frivillige ved Stiftelsen Robin Hood Huset 

 Stiftelsen Robin Hood Huset, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for personopplysninger som samles inn og brukes i forbindelse med frivillig arbeid hos oss. Vi legger stor vekt på at all behandling skjer på en sikker, ansvarlig og transparent måte i tråd med gjeldende personvernregelverk. 

Formål med behandlingen 
Vi behandler personopplysninger for å administrere og følge opp frivillige, utarbeide og sende ut vaktlister, planlegge og bemanne aktiviteter og gi nødvendig informasjon for å sikre trygg drift og håndtering av uforutsette hendelser. For enkelte typer frivillig arbeid som innebærer ansvar for barn, må vi kontrollere at politiattest er levert. Personopplysninger brukes også for å evaluere og utvikle våre tilbud, og for å dokumentere aktivitet overfor offentlige og private tilskuddsgivere. I tillegg oppbevarer vi enkelte opplysninger for å kunne utstede attester, fungere som referanse for frivillige og for å kunne invitere tidligere frivillige til arrangementer eller kontakte dem om nye frivillighetsoppdrag. 

Hvilke opplysninger vi behandler 
Vi samler inn og behandler informasjon som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, fødselsdato, kjønn, nasjonalitet, nærmeste pårørende, kompetanseområder, motivasjon, tilgjengelighet og eventuelle behov for tilrettelegging. Dersom du har en rolle som krever politiattest, registrerer vi dato for fremvisning, men vi lagrer ikke selve attesten. Vi fører også en enkel historikk over hvilke perioder du har vært frivillig og hvilke aktiviteter du har deltatt i. 

Behandlingsgrunnlag 
Hovedgrunnlaget for behandlingen er berettiget interesse etter GDPR artikkel 6(1)(f). Dette omfatter administrasjon av frivillige, sikkerhet, historikk, dokumentasjon og rapportering.  

For behandling av politiattestinformasjon benytter vi rettslig forpliktelse etter artikkel 6(1)(c), og registrerer kun at attesten er fremvist og når den er utstedt.  

Dersom vi bruker bilder av deg i informasjons- eller markedsføringssammenheng, skjer dette kun basert på frivillig samtykke. 

Lagringstid 
Personopplysninger lagres kun så lenge det er nødvendig for formålene de er samlet inn for. Detaljerte personopplysninger, som adresse, telefonnummer, kontaktpersoner, motivasjon og eventuelle tilretteleggingsbehov, lagres i inntil fem år etter at ditt frivillige engasjement er avsluttet. Dette er nødvendig for revisjon, rapportering og intern dokumentasjon. 
 
Minimumsinformasjon, som navn, e-postadresse og hvilke år du var aktiv som frivillig, kan lagres så lenge det er nødvendig for å administrere ditt frivillige engasjement, dokumentere innsats, kunne utstede attest og for å kunne kontakte deg om nye frivillige muligheter. Fordi disse opplysningene er nødvendige for å administrere ditt engasjement, kan de ikke slettes så lenge du fortsatt er aktiv frivillig. Etter at engasjementet er avsluttet, lagres opplysningene så lenge formålene fortsatt er aktuelle, og de slettes når de ikke lenger vurderes som nødvendige. Du kan når som helst be om sletting eller protestere mot videre lagring, men vi kan ikke slette opplysninger som fortsatt er nødvendige for de angitte formålene. 

Opplysninger som samles inn i forbindelse med kurs og arrangementer, som allergier eller behov for tilrettelegging, slettes etter at arrangementet og eventuell rapportering er avsluttet. 

Sikkerhet og tilgangsstyring 
Personopplysninger lagres i sikre systemer med tilgangsbegrensning. Kun ansatte som trenger opplysningene for å utføre sine arbeidsoppgaver har tilgang. Vi gjør løpende vurderinger for å sikre at opplysningene behandles på en trygg og fortrolig måte. 

Dine rettigheter 
Du har rett til innsyn i hvilke opplysninger vi har om deg, og du kan be om retting av feilaktige opplysninger. I enkelte tilfeller kan du be om sletting eller begrensning av behandlingen, og du har rett til å protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse. Dersom du mener at vi behandler opplysninger i strid med regelverket, kan du klage til Datatilsynet. 

Kontakt 
Dersom du har spørsmål eller ønsker å bruke dine rettigheter, kan du kontakte oss på marcos@robinhoodhuset.no.